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Formation Numérisation
Maîtrisez la dématérialisation documentaire : techniques de numérisation, GED, OCR, indexation, cadre légal et durées de conservation.
📸 Numérisation
🗂️ GED & OCR
⚖️ Cadre légal
🏆 Certification
⏱ ~40 min
Module 1 — Introduction à la numérisation
Pourquoi et quoi numériser
La transformation digitale
Du papier au numérique
La numérisation consiste à convertir des documents papier en fichiers numériques exploitables. C'est un enjeu stratégique pour toute entreprise moderne.
📈 Pourquoi numériser ?
- Réduire l'espace de stockage physique (jusqu'à 90%)
- Faciliter la recherche : retrouver un document en secondes
- Assurer la pérennité des documents (pas de dégradation)
- Répondre aux obligations légales de conservation
- Faciliter le télétravail et la mobilité
- Partager facilement entre services et sites
📋 Types de documents numérisés
- Factures et bons de commande
- Contrats et documents juridiques
- Courrier entrant quotidien
- Documents RH (bulletins, contrats de travail)
- Plans et documents techniques
- Archives historiques
💡 En chiffres : Un employé passe en moyenne 7,4 heures par semaine à chercher des documents papier. La numérisation réduit ce temps de 75%. Un mètre linéaire d'archives = environ 10 000 pages = 1 DVD.
Module 1
Module 2 — Techniques de numérisation
Paramètres, préparation et contrôle qualité
La technique au service de la qualité
Scanner comme un pro
La qualité de la numérisation dépend de la préparation des documents et du choix des bons paramètres.
📋 Préparation des documents
- Retirer agrafes, trombones et post-it
- Défroisser les documents pliés ou cornés
- Trier par lot cohérent (type, service, date)
- Vérifier la lisibilité avant numérisation
- Orienter tous les documents dans le même sens
🎛️ Paramètres de numérisation
| Usage | Résolution | Format | Mode |
|---|---|---|---|
| Texte courant | 200 dpi | Noir & Blanc | |
| Documents officiels | 300 dpi | PDF/A | Couleur |
| Photos et plans | 600 dpi | TIFF / JPEG | Couleur |
| Archivage légal | 300 dpi | PDF/A | Couleur |
✅ Contrôle qualité — checklist
- Vérifier la lisibilité de chaque page
- S'assurer de la complétude (toutes les pages ?)
- Vérifier l'orientation (pas de pages à l'envers)
- Contrôler la taille du fichier (pas trop lourd ?)
- Vérifier l'absence de pages blanches parasites
📐 DPI (Dots Per Inch) = le nombre de points par pouce. Plus le DPI est élevé, plus l'image est nette mais plus le fichier est lourd. 200 dpi suffit pour du texte, 300 dpi est le standard pour l'archivage légal.
Module 2
Module 3 — GED & Indexation
Organiser pour retrouver
La valeur est dans l'indexation
Un document bien classé est un document utile
Numériser sans indexer, c'est comme ranger des livres sans titre. L'indexation et la GED donnent toute leur valeur aux documents numérisés.
🏷️ Indexation — Les métadonnées
- Nom normalisé : 2024-03-15_FACTURE_COMPTA_0042.pdf
- Date du document (pas de numérisation)
- Type : facture, contrat, courrier, RH…
- Service destinataire
- Mots-clés pertinents
- Numéro de référence interne
📁 GED (Gestion Électronique des Documents)
- Arborescence définie par l'entreprise
- Plan de classement standardisé
- Droits d'accès par service/utilisateur
- Gestion des versions (V1, V2…)
- Workflow de validation si nécessaire
🔍 OCR — Reconnaissance Optique de Caractères
L'OCR transforme l'image d'un texte en texte recherchable et copiable. Sans OCR, un PDF numérisé n'est qu'une image — impossible de chercher un mot dedans.
- Rendre le texte des PDF recherchable (full-text search)
- Vérifier et corriger les erreurs d'OCR (0/O, l/1, accents)
- Taux de reconnaissance typique : 95-99% pour un document propre
- Documents manuscrits : OCR beaucoup moins fiable (~60-80%)
💡 Convention de nommage recommandée : DATE_TYPE_SERVICE_NUMERO
Exemple : 2024-03-15_FACTURE_COMPTA_0042.pdf — permet de retrouver instantanément n'importe quel document.
Exemple : 2024-03-15_FACTURE_COMPTA_0042.pdf — permet de retrouver instantanément n'importe quel document.
Module 3
Module 4 — Cadre légal & Archivage
RGPD, valeur probante et conservation
Le droit encadre tout
Ce que dit la loi
La numérisation est encadrée par des règles juridiques strictes. Les connaître, c'est protéger votre entreprise.
⚖️ Valeur probante de la copie numérique
Depuis la loi du 13 mars 2016, la copie numérique a la même valeur juridique que l'original papier, à condition que le processus de numérisation soit fiable et conforme.
- Norme NF Z42-026 pour la numérisation fidèle
- Certification par horodatage et signature électronique
- Traçabilité complète du processus
💡 Concrètement : si vous numérisez une facture selon les normes, vous pouvez légalement détruire l'original papier. La copie numérique fera foi en cas de litige.
📅 Durées de conservation légales
| Document | Durée | Base légale |
|---|---|---|
| Documents comptables | 10 ans | Code de commerce |
| Factures | 10 ans | Code de commerce |
| Contrats de travail | 5 ans après fin | Code du travail |
| Bulletins de paie | 5 ans | Code du travail |
| Documents sociaux (AG) | 6 ans | Code de commerce |
🔐 RGPD — Protection des données
- Respecter la protection des données personnelles
- Anonymiser si nécessaire (masquage de données)
- Limiter l'accès aux documents contenant des données sensibles
- Permettre le droit à l'oubli (suppression sur demande)
- Registre de traitement obligatoire
🗑️ Destruction des originaux
- Ne détruire qu'après validation du processus de numérisation
- Respecter les durées de conservation légales
- Utiliser un broyeur pour les documents confidentiels (coupe croisée)
- Établir un PV de destruction signé
- En cas de doute : conserver l'original
Module 4
Quiz Final — Numérisation
8 questions
Certification
Validez vos acquis
Score minimum : 6/8.
🏆
Certification Numérisation
Pluri'Elles — Services Généraux
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